Leren werken met Adobe Acrobat Pro december 21, 2008

Formulieren maken met de nieuwe Adobe Acrobat Professional 9.0

 

Iedereen is bekend met de software Adobe Acrobat. Nu is er een vernieuwde versie op de markt, waarmee het maken van formulieren stukken eenvoudiger wordt. Zo kan je nu nieuwe invulformulieren maken met de Wizard van Adobe. Of u uw formulier nu baseert op een Word-document, een ingescand document of een bestaande pdf, met de nieuwe Pro kunt u al deze gegevens gebruiken. Acrobat voegt deze gegevens dan automatisch in het formulier toe, u hoeft enkel met de muis over de invulsecties te gaan. Een formulier maken, gebeurt met de nieuwe Acrobat slechts in een fractie van een minuut.

 

Wat betreft de verspreiding, is Acrobat ook flexibeler. Je kan je pdf-bestand verpreiden via mail of op het internet uploaden. Uw formulier wordt beveiligd, zodat u enkel de bevoegdheid heeft om eventuele aanpassingen te maken aan dit formulier.

 

Andere gebruikers kunnen echter wel de formulieren inkijken, invullen en zelf reacties op geven. deze worden vervolgens terug verzonden naar de auteur van dit document. Deze gegevens worden gedetailleerd op de vaste schijf opgeslagen en geeft hiervan ook een melding. Zo kan je te allen tijde zien wie, waar en wat gedaan heeft en deze feiten beheren en sorteren. Je kan ook deze documenten exporteren naar andere programma’s – zoals Excel – voor analyse en rapportage.

 

Je kan deze handige software altijd eens uitproberen door de proefversie te downloaden. Deze versie is te vinden op onderstaande link:

 

http://www.adobe.com/products/acrobatpro/tryout.html

 

Bedankt en tot ziens!

 

Groetjes de Inktpatronen

Web Search december 19, 2008

Web search strategieën

Op het internet heb je een overvloed aan informatie, soms teveel om op te noemen. Gelukkig heb je de dag van vandaag een ‘search bar’, waarmee je kan filteren en de informatie beperken tot hetgeen je nodig hebt. Dit vergemakkelijkt uiteraard het hele proces.

 Allereerst, hoe werken zoekmachines?

Zoekmachines doorzoeken het hele web naar de kernwoorden die je hebt opgegeven. Ze scannen elke mogelijke website en bewaren de links van de site waar ze die trefwoorden in terug vinden. Deze informatie wordt vervolgens georganiseerd volgens referenties. Kortom, wanneer je een woord intypt, zal de zoekmachine al de websites zoeken waarin het woord voorkomt en weergeven bij de resultaten. De sites die eerst worden weergegeven, hebben meestal veel andere pagina’s die aan dit woord of aan de site gelinkt kunnen worden. Elk van deze link geeft dan aan dat de weergegeven pagina een betrouwbare bron kan zijn. Het probleem is echter de overvloed aan informatie. Een mogelijke oplossing zou zijn om de resultaten te verminderen, zodat je gemakkelijker terugvindt wat je nodig hebt.

 Hoe kan je dit doen?

Beeld je in dat je informatie wil opzoeken over ‘Paperless Office’. Als je enkel ‘Paperless Office’ ingeeft in de search bar, krijg je een zee van websites waarin je het woord terugvindt. Wat jij moet doen is specifieker zijn. Denk aan wat je precies wilt weten over dit onderwerp en geef dit ook in in de zoekmachine. Het is namelijk zo dat elk woord dat je gebruikt, de resultaten beperkt en je dichter brengt bij wat je nodig hebt. Je kan dit voor elke website doen, door je voor te stellen welke websites over deze informatie zal beschikken. Hoe zou de webpagina kunnen heten? Welke woorden zouden voorkomen op deze site? Als je al deze woorden in de search bar geeft, kom je dichter bij het vinden van een betrouwbaar en relevant antwoord.

Maar, om een nog slimmere surfer te zijn, moet je echter eerst de basisomwegen kennen. Wanneer je een specifieke zin of meerdere woorden zoekt en deze intypt, zal het internet alle sites weergeven waar alle woorden apart in voorkomen. Om betere resultaten te verkrijgen, kan je deze zin of woorden tussen aanhalingstekens zetten. Zo beperk je de resultaten tot wat exact ingevoerd werd in de search bar.

Een andere handige truc die kan helpen bij het opzoeken van woorden met meerdere betekenissen is ook een beschrijvend woord van hetgeen je niet nodig hebt in te geven. Je moet echter wel opletten dat je een trema noteert net voor het woord dat je extra invoert. Door dit te doen, sluit je sites die informatie over de andere betekenis van het woord weergeven uit. Bijvoorbeeld, stel dat je informatie over Office wil opzoeken. Dit kan zowel de software MS Office zijn als informatie over onder andere Kantoor 2.0. Wil je informatie over de betekenissen van het ruime begrip Office, typ je in “Office” -Microsoft. Alle websites met informatie over de software, worden geëlimineerd. Kortom, de informatie die jij nodig hebt komt tevoorschijn zonder dat je last hebt van informatie overload.

Uiteraard zijn er nog andere tips en mogelijkheden voor het surfen op het net. Webstrategieën zijn makkelijk te vinden op het internet zelf, let wel op en wees specifiek in het opgeven van criteria.

 

Bedankt en aan alle studenten, een goede blok toegewenst!

 

Groetjes de Inktpatronen

Tips voor het omgaan met e-mail december 17, 2008

Houd het hoofd koel

We willen het niet meer missen

De digitale brievenbus. We raken overspoeld met leuke mailtjes, zinloze mailtjes, spam en virussen. Toch kan en wil niemand die aan het digitale medium gewend is geraakt, het meer missen. Wel is het belangrijk het hoofd koel te houden en gepast met de mail om te gaan.

Productief e-mailen

-          e-mail is een snel medium: lees goed en communiceer helder

-          haal de spellingcontrole er eens overheen (F7)

-          gooi e-mail die u niet bekend voorkomt, weg met shift+delete. Hierdoor wordt het bericht niet nog eens opgeslagen en voorkomt u virusinfecties

-          hebt u een mailtje ontvangen en niet direct tijd om te antwoorden, laat dat dan even weten aan de zender, dat geeft aan beide zijden rust

-          haal bij veel heen en weer ‘beantwoorden’ alle voorgaande mails zo veel mogelijk weg en begin de e-mail met een synopsis van het voorgaande

-          bundel zoveel mogelijk gerelateerde onderwerpen in één mail.

-          pas op met doorsturen dat er geen opmerkingen in staan die pijnlijk kunnen zijn voor geadresseerde

-          wanneer u regelmatig naar een zelfde groep mensen mailt, maak dan een groep aan, u hoeft dan telkens maar één adres te gebruiken

-          als u een mail naar veel mensen tegelijk stuurt, zet hun adressen dan BCC (via Beeld, Alle Knoppen) zodat de mail niet begint met een ellenlange lijst adressen. Als het belangrijk is dat men van elkaar weet wie de mail krijgt, zet dat dan in de aanhef: Aan de leden van het bestuur/werkgroep/commissie etc.

-          hebt u een lang bericht, stuur het dan als bijlage en vermeld in de mail zelf kort waar het om gaat. Dit geldt alleen niet bij persberichten: zet de tekst daarvan rechtstreeks in de mail. Dan ziet de journalist gelijk waar het om gaat. ‘Persbericht’ erboven is voldoende. U hoeft niet te vragen of ze het bericht willen plaatsen, dat spreekt voor zich.

-          het is verleidelijk om kleine wrijvingen per mail aan te kaarten: mail nooit wanneer u emotioneel bent, wacht liever een dag.

-          Gebruik geen overbodige hoofdletters; dit komt SCHREEUWERIG over.

Mailbox opruimen

Veel e-mailprogramma’s bieden de mogelijkheid van een ‘filter’ waarmee u uw mail eenvoudig kunt sorteren naar verschillende mappen.

inventariseer uw e-mail en maak aan de hand hiervan uw mappen aan, maak bijvoorbeeld een map   ‘direct beantwoorden’ of

                                      ‘nog beantwoorden’

                                      ‘abonnementen’ (nieuwsbrieven en relevante reclame)

-          maak mappen voor verschillende besturen of commissies waarvan u lid bent

-          zet in deze mappen niet alleen de ontvangen maar ook de verzonden mail

-          schoon minstens een keer in de week of 2 weken uw inbox op. Verwijder berichten die u niet meer nodig hebt, beantwoord nog openstaande mail en verplaats alles naar de mappen.

 

Opgepast!

Wordt u via de e-mail benaderd door een bank, de postbank of creditmaatschappij, dan kan er sprake zijn van phishen. Phishen is een oplichtingspraktijk om achter uw vertrouwelijke gegevens te komen. De beste remedie: gezond verstand! Klik nooit op een link uit een van deze emails! Ze kunnen naar een andere site voeren. Giro en banken zullen nooit via de e-mail naar uw persoonlijke gegevens vragen.

 

 

Lees ook http://emailmanagement.pagina.nl

 

De Inkpatronen

 

 

Time for a break! december 9, 2008

Stop! Tijd voor een tussendoortje!

De examens zijn in aantocht, de blokperiode staat aan de deur, en… de examenstress komt op! Bericht aan alle derdejaars: ‘Time for a break!’. Het is het laatste jaar, de laatste taken worden nog gemaakt of in ons geval gegeven. Velen zien het niet meer zitten of geven er gewoon de bui aan… en dit allemaal door stress!

Daarom laten we jullie tijdig weten dat het tijd is om er even tussenuit te gaan. Relax, niet beginnen stressen want dan is de kans dat je het niet haalt groter. 4 woorden: Openlucht ijspiste in Gent.

Trek je stoute schaatsen maar eens aan en tot op de ijspiste!

De warme sfeer, de glühwein, jeneverkes, .... zeker een must!

De winter in aantocht, het ijsreliëf, gracieus glijden in de schaduw van het Belfort of genieten van een lekker drankje aan de rand. De perfecte gelegenheid voor een uitgebreide pauze. Open vanaf 5/12 tot 11/1 op het Emile Braunplein aan de Korenmarkt.

 

Groetjes, de Inktpatronen

 

Audit Team: Positieve ervaring met paperless office december 7, 2008

Een kantoor dat voor 100% op papier werkt omschakelen tot een elektronisch functionerende onderneming… het lijkt wel mission impossible. “Het is ook een erg moeilijke opgave, zeker als je te weinig aandacht geeft aan de menselijke factor en het louter als een technische operatie bekijkt,” dixit Herman Van den Keybus, accountant en gedelegeerd bestuurder bij Audit Team in Antwerpen. Het accountantskantoor slaagde erin om een efficiënte, plaatsonafhankelijke, elektronische werking op te zetten waarin de medewerkers zich in hun sas voelen en ook de klanten de vruchten plukken van de opgedane ervaringen.

Een accountantskantoor werkt uitsluitend op basis van documenten. Tot medio 2002 werden bij Audit Team duizenden documenten materieel geregistreerd, verwerkt en gearchiveerd. Documenten genereren bovendien andere documenten en Audit Team werd door deze enorme papierberg verplicht een gigantisch archief aan te leggen. Documenten archiveren, documenten opzoeken en het archief aldoor reorganiseren slorpte veel te veel nutteloze tijd en energie op van de medewerkers.

Digitalisering take 1

Met daarbovenop een snel groeiend klantenbestand keek het accountantskantoor in 1998 een eerste keer uit naar een oplossing voor elektronisch beheer van documenten. Na een experiment, dat ingezet werd met een financiële aderlating, was de eerste les snel geleerd: onmiddellijk beginnen met een alles-in-één-oplossing is de ideale aanpak om het digitaliseringproject te laten vastlopen.

Herman Van den Keybus wil u ook vertellen waarom deze aanpak veel kans heeft om fout te lopen. “Zo’n totaalaanbod houdt weinig of geen rekening met de typische eigenheden van het beoogde bedrijf”, stelt hij. “Door te veel vanuit het aangekochte softwarepakket te redeneren hadden ook wij, ondanks een jarenlange goede en “bewezen” interne werking, nagelaten eerst ten gronde na te gaan over hoe die kon gedigitaliseerd worden zonder al te zware ingrepen in de workflows.”

Digitalisering take 2

Audit Team wijzigde dan ook zijn aanpak en begon eind 1999 van voren af aan. Deze keer werd de werking van het kantoor grondig geanalyseerd en uitgeschreven in een structuur. De in kaart gebrachte activiteiten werden getoetst aan de toekomstige werkmethode. Veel aandacht ging ook naar de sociale impact op de medewerkers, zoals het leven zonder vast bureau en andere vormen van sociaal contact. Audit Team voorzag dan ook een inwerkperiode met de nodige comfortzones en deed een extra inspanning om ook de non-believers over de streep te halen. Bovendien vond het bedrijf verrassend vlot een aantal eenvoudige, maar passende ICT-hulpmiddelen.
Resultaat: na een geleidelijke opstart voelden de collega’s deze nieuwe werkmethode perfect aan. Ze gingen ze zelfs met plezier hanteren.

Succes

Vandaag werkt Audit Team voor 99% papierloos. De service aan klanten is sterk verbeterd. Het kantoor is extreem flexibel en opereert haast volledig mobiel. Er heerst een voelbaar hoger enthousiasme van de medewerkers en een meetbaar hogere productiviteit. Het belangrijkste is echter dat medewerkers én klanten zeer tevreden zijn met de nieuwe werkmethode.

“Om af te sluiten nog even dit,” voegt Herman Van den Keybus toe, “om een succesvolle digitalisering van het bedrijfsproces mogelijk te maken, moet ruim de tijd genomen worden om de workflows grondig te analyseren, de complexiteit in te schatten, de eenvoudigste hulpmiddelen te kiezen en de juiste comfortzones te creëren voor de medewerkers. Althans, zo kon Audit Team de papierberg wegwerken en de risico’s van de cultuurschok die gepaard gaat met de wijzigende werkmethode opvangen.”

Besluit

Audit Team is dus enorm positief over hun ervaring met het invoeren van paperless office. We kunnen hieruit concluderen dat de overstap naar een paperless office uit verschillende fasen bestaat. Het is niet zomaar iets dat je vlug beslist en invoert. Dit moet gebeuren met veel overleg, geduld en doorzettingsvermogen. Audit Team is in ieder geval laaiend enthousiast na het invoeren van een paperless office. De service is beter, het kantoor is flexibeler, en er is veel meer efficiëntie dan vroeger. Zowel de klanten als de werknemers zijn tevreden, dus kunnen we stellen dat de keuze voor een paperless office hier een duidelijk succes is.

Groetjes, de inktpatronen