5 gouden tips voor web conferencing.

Een web conference heeft in de eerste plaats een aantal belangrijke voordelen in petto. Vergaderingen kunnen tot stand komen zonder dat de leden ervan moeten samenkomen op een specifieke plaats. Zo kan er veel tijd en op deze manier ook geld bespaard worden. Bovendien kunnen vergaderingen effectiever gevoerd worden, zodat het vergadering minder tijd inneemt van de drukke agenda van managers enz.

 

Toch zijn er een aantal belangrijke verschillen in communicatie bij een gewonen vergadering en een web conference. Daarom is het belangrijk dat men hiermee rekening houdt tijdens een web vergadering. Enkele tips voor een geslaagde web vergadering:

 

Pas je presentatiestijl aan en gebruik een HEADSET.

 

Omdat in een web conference de deelnemers niet fysiek aanwezig zijn, is the ‘body language’ van je stem nog belangrijker in het communicatieproces dan in een gewone vergadering.

 

Het nadeel van een handset is dat het geluid steeds een afstand moet afleggen en dit gemakkelijk kwaliteitsverlies met zicht meebrengt. Ook achtergrond geluiden worden gemakkelijker opgenomen. Natuurlijk speelt de kwaliteit van dit microfoon een rol. Het resultaat is dat je meer onpersoonlijke indruk maakt op je collega’s.

 

Bereid je KANTOOR voor.

 

Tijdens een web conference in het belangrijk dat je in een stille ruimte kan zitten waar je niet onderbroken kan worden door andere collega’s, telefoontjes of storende achtergrondgeluiden.

 

• Tijdens de vergadering is het geen slecht idee op een bordje op je deur te hangen waarom staat dat je in een web conference zit: “Niet Storen a.u.b”.
• Zet je gsm en andere apparaten die geluid maken uit.
• Sluit zoveel mogelijk programma’s op je computer. Op die manier kan de meeting ook vlotter verlopen.
• Licht je collega’s in dat je in een web vergadering zit.
• Voorzie een drankje, zodat je de ruimte niet hoeft te verlaten.

 

Ga na of iedereen je VERSTAAN heeft.

 

Omdat het tijdens een web vergadering moeilijker is om de reactie van je luisteraars na te gaan, kan je de vergadering best op de volgende manier indelen:

• Overloop eerst de agenda en zeg welke punten belangrijk zijn. Op die manier kan ook het publiek zich beter voorbereiden omdat ze weten waaraan ze zich moeten verwachten.
• Gebruik veel visuele hulpmiddelen: grafieken, PowerPoint, …
• Hoe iedereen bij de les door af en toe eens een vraag te stellen.
• Herhaal de belangrijkste punten door middel van een opsomming. Probeer dit ook visueel te ondersteunen.

 

Heb oog voor INTERACTIE.

Zeker tijdens een webvergadering is het gemakkelijk voor de luisteraars om weg te dromen of erger nog e-mails te lezen. Om dit te voorkomen is het belangrijk om bewuste pauzes in te lassen waarin je de kans geeft aan anderen om vragen te stellen. Op die manier zal iedereen actief deelnemen en krijg je zelf ook meer feedback tijdens je vergadering. Het resultaat is dat je zelf meer te weten zal komen over wat de anderen over een het onderwerp vinden.

 

Hou de TIJD in de gaten.

Een laatste tip is dat je er best voor zorgt dat de meeting niet te lang duurt. Stel op voorhand een schema op waarin je vastlegt hoeveel tijd je aan elk topic wilt spenderen. De gouden regel is alvast dat je meeting niet langer dan een uur duurt.                     

   

Web Conference Format
Introductions	6 min
Overview/problem set-up	10 min
Interaction/polling questions	2 min
Solution to problem	10 min
Q & A session	5 min
Details, Demo & “sizzle”	10 min
Company Overview	5 min
Final Q & A	5 min
TOTAL	60 min

 

 Team 7 – Virtual Office