Wat is “Paperless office”?

De levenscyclus van een document

De levenscyclus van een document bestaat uit schijven.

Het document wordt eerst ontworpen. Vervolgens wordt het goedgekeurd waarna het wordt afgeleverd aan degene waarvoor het document bedoeld is. Als die persoon het document ontvangen heeft zal hij het classificeren, en later archiveren.

Een goed documentenbeheer kan de levenscyclus van een document automatiseren, van begin tot einde.

Dit zal ertoe leiden dat het afhandelen van documenten veel minder tijd van je medewerkers vraagt en er zullen bovendien minder snel fouten worden gemaakt. Een helder gestructureerd klassement resulteert dus in een efficiënte werking.

Documentstromen beter organiseren verhoogt de communicatiestandaard en stroomlijnt ook de werkprocessen. Het is ook enorm kostenbesparend.

Een sterk documentenbeheer resulteert in efficiënt gebruik van de beschikbare ruimte. Dit zal resulteren in een grotere toegankelijkheid van de documenten waardoor je dus aanzienlijke tijdswinst boekt.

Men is bezig om zoveel mogelijk informatie te digitaliseren zodat dit elektronisch beschikbaar is. Men doet ook aan elektronisch agendabeheer en verlofregistratie zodat men ook hier geen papier meer moet verspillen. Men is zelfs begonnen om binnenkomende poststukken elektronisch te verspreiden en te archiveren.

Paperless office is dus het feit dat men zoveel mogelijk documenten elektronisch gaat archiveren, zodat een papieren archief niet meer nodig is.

Groetjes, de inktpatronen