Leren werken met Adobe Acrobat Pro december 21, 2008

Formulieren maken met de nieuwe Adobe Acrobat Professional 9.0

 

Iedereen is bekend met de software Adobe Acrobat. Nu is er een vernieuwde versie op de markt, waarmee het maken van formulieren stukken eenvoudiger wordt. Zo kan je nu nieuwe invulformulieren maken met de Wizard van Adobe. Of u uw formulier nu baseert op een Word-document, een ingescand document of een bestaande pdf, met de nieuwe Pro kunt u al deze gegevens gebruiken. Acrobat voegt deze gegevens dan automatisch in het formulier toe, u hoeft enkel met de muis over de invulsecties te gaan. Een formulier maken, gebeurt met de nieuwe Acrobat slechts in een fractie van een minuut.

 

Wat betreft de verspreiding, is Acrobat ook flexibeler. Je kan je pdf-bestand verpreiden via mail of op het internet uploaden. Uw formulier wordt beveiligd, zodat u enkel de bevoegdheid heeft om eventuele aanpassingen te maken aan dit formulier.

 

Andere gebruikers kunnen echter wel de formulieren inkijken, invullen en zelf reacties op geven. deze worden vervolgens terug verzonden naar de auteur van dit document. Deze gegevens worden gedetailleerd op de vaste schijf opgeslagen en geeft hiervan ook een melding. Zo kan je te allen tijde zien wie, waar en wat gedaan heeft en deze feiten beheren en sorteren. Je kan ook deze documenten exporteren naar andere programma’s – zoals Excel – voor analyse en rapportage.

 

Je kan deze handige software altijd eens uitproberen door de proefversie te downloaden. Deze versie is te vinden op onderstaande link:

 

http://www.adobe.com/products/acrobatpro/tryout.html

 

Bedankt en tot ziens!

 

Groetjes de Inktpatronen

Web Search december 19, 2008

Web search strategieën

Op het internet heb je een overvloed aan informatie, soms teveel om op te noemen. Gelukkig heb je de dag van vandaag een ‘search bar’, waarmee je kan filteren en de informatie beperken tot hetgeen je nodig hebt. Dit vergemakkelijkt uiteraard het hele proces.

 Allereerst, hoe werken zoekmachines?

Zoekmachines doorzoeken het hele web naar de kernwoorden die je hebt opgegeven. Ze scannen elke mogelijke website en bewaren de links van de site waar ze die trefwoorden in terug vinden. Deze informatie wordt vervolgens georganiseerd volgens referenties. Kortom, wanneer je een woord intypt, zal de zoekmachine al de websites zoeken waarin het woord voorkomt en weergeven bij de resultaten. De sites die eerst worden weergegeven, hebben meestal veel andere pagina’s die aan dit woord of aan de site gelinkt kunnen worden. Elk van deze link geeft dan aan dat de weergegeven pagina een betrouwbare bron kan zijn. Het probleem is echter de overvloed aan informatie. Een mogelijke oplossing zou zijn om de resultaten te verminderen, zodat je gemakkelijker terugvindt wat je nodig hebt.

 Hoe kan je dit doen?

Beeld je in dat je informatie wil opzoeken over ‘Paperless Office’. Als je enkel ‘Paperless Office’ ingeeft in de search bar, krijg je een zee van websites waarin je het woord terugvindt. Wat jij moet doen is specifieker zijn. Denk aan wat je precies wilt weten over dit onderwerp en geef dit ook in in de zoekmachine. Het is namelijk zo dat elk woord dat je gebruikt, de resultaten beperkt en je dichter brengt bij wat je nodig hebt. Je kan dit voor elke website doen, door je voor te stellen welke websites over deze informatie zal beschikken. Hoe zou de webpagina kunnen heten? Welke woorden zouden voorkomen op deze site? Als je al deze woorden in de search bar geeft, kom je dichter bij het vinden van een betrouwbaar en relevant antwoord.

Maar, om een nog slimmere surfer te zijn, moet je echter eerst de basisomwegen kennen. Wanneer je een specifieke zin of meerdere woorden zoekt en deze intypt, zal het internet alle sites weergeven waar alle woorden apart in voorkomen. Om betere resultaten te verkrijgen, kan je deze zin of woorden tussen aanhalingstekens zetten. Zo beperk je de resultaten tot wat exact ingevoerd werd in de search bar.

Een andere handige truc die kan helpen bij het opzoeken van woorden met meerdere betekenissen is ook een beschrijvend woord van hetgeen je niet nodig hebt in te geven. Je moet echter wel opletten dat je een trema noteert net voor het woord dat je extra invoert. Door dit te doen, sluit je sites die informatie over de andere betekenis van het woord weergeven uit. Bijvoorbeeld, stel dat je informatie over Office wil opzoeken. Dit kan zowel de software MS Office zijn als informatie over onder andere Kantoor 2.0. Wil je informatie over de betekenissen van het ruime begrip Office, typ je in “Office” -Microsoft. Alle websites met informatie over de software, worden geëlimineerd. Kortom, de informatie die jij nodig hebt komt tevoorschijn zonder dat je last hebt van informatie overload.

Uiteraard zijn er nog andere tips en mogelijkheden voor het surfen op het net. Webstrategieën zijn makkelijk te vinden op het internet zelf, let wel op en wees specifiek in het opgeven van criteria.

 

Bedankt en aan alle studenten, een goede blok toegewenst!

 

Groetjes de Inktpatronen

Stoomdiagrammen maken met Microsoft Visio december 17, 2008

Wat is Microsoft Visio?

Microsoft Visio is een diagramsoftware dat Microsoft heeft ontwikkelen om het maken van stroomdiagrammen te vergemakkelijken.

Het is dus een applicatie voor het maken van technische en logische schema’s. Het programma is dus bedoeld voor technici en stelt ze zo in staat om eenvoudige stroomschema’s, plattegronden, database- modellen en allerlei andere technische documenten te maken.

Het is tegenwoordig al een hele tijd beschikbaar in het sofware pakket van Microsoft 2007. Men kan deze software ook gebruiken bij de Mac software van 2004.

Nu het concept is uitgelegd, gaan we over naar het effectieve maken van stroomdiagrammen.

Een stroomdiagram of stroomschema, flowsheet of flowchart genoemd, is een schematische voorstelling van een proces. Wordt in het algemeen gebruikt om een proces gemakkelijk te visualiseren en ook om een proces gemakkelijker uit te leggen aan anderen.

Een stroomdiagram bevat normaal gezien altijd een startpunt, eindpunt, invoer, uitvoer, mogelijke paden en beslissingen die tot mogelijke paden leiden.

 Werkwijze stroomdiagram aanmaken:

• 1. Wijs in het menu Bestand de optie Nieuw aan, wijs Bedrijfsproces aan en klik vervolgens op TQM-diagram.
• 2. Voor elke stap in het proces dat u documenteert, sleept u een stroomdiagramshape naar de tekening.
• 3. Gebruik de knop Verbindingslijn om de verbinding tot stand te brengen tussen de stroomdiagramshapes.

Werkwijze:

• a) Klik op de knop Verbindingslijn en sleep vervolgens vanaf een verbindingspunt op de eerste shape naar een verbindingspunt op de tweede shape.
• b) Als u de gewenste shapes met elkaar hebt verbonden, klikt u op de knop Aanwijzer op de werkbalk.

 Tip   U kunt de shapes automatisch verbinden door eerst op de knop Verbindingslijn te klikken en de shapes vervolgens naar de tekenpagina te slepen. De shapes worden verbonden in de volgorde waarin u ze naar de pagina sleept.

• 4. Als u tekst aan een shape wilt toevoegen, selecteert u de shape en typt u de gewenste tekst. Als u klaar bent met typen, klikt u buiten het tekstblok.
• 5. U kunt de shapes in het stroomdiagram nummeren om de volgorde van de stappen in een proces aan te geven.

Voor verdere informatie kunt u terecht op de online site van Microsoft: www.office.microsoft.com

Cynthia Baert

wIRED

Tips voor het omgaan met e-mail december 17, 2008

Houd het hoofd koel

We willen het niet meer missen

De digitale brievenbus. We raken overspoeld met leuke mailtjes, zinloze mailtjes, spam en virussen. Toch kan en wil niemand die aan het digitale medium gewend is geraakt, het meer missen. Wel is het belangrijk het hoofd koel te houden en gepast met de mail om te gaan.

Productief e-mailen

-          e-mail is een snel medium: lees goed en communiceer helder

-          haal de spellingcontrole er eens overheen (F7)

-          gooi e-mail die u niet bekend voorkomt, weg met shift+delete. Hierdoor wordt het bericht niet nog eens opgeslagen en voorkomt u virusinfecties

-          hebt u een mailtje ontvangen en niet direct tijd om te antwoorden, laat dat dan even weten aan de zender, dat geeft aan beide zijden rust

-          haal bij veel heen en weer ‘beantwoorden’ alle voorgaande mails zo veel mogelijk weg en begin de e-mail met een synopsis van het voorgaande

-          bundel zoveel mogelijk gerelateerde onderwerpen in één mail.

-          pas op met doorsturen dat er geen opmerkingen in staan die pijnlijk kunnen zijn voor geadresseerde

-          wanneer u regelmatig naar een zelfde groep mensen mailt, maak dan een groep aan, u hoeft dan telkens maar één adres te gebruiken

-          als u een mail naar veel mensen tegelijk stuurt, zet hun adressen dan BCC (via Beeld, Alle Knoppen) zodat de mail niet begint met een ellenlange lijst adressen. Als het belangrijk is dat men van elkaar weet wie de mail krijgt, zet dat dan in de aanhef: Aan de leden van het bestuur/werkgroep/commissie etc.

-          hebt u een lang bericht, stuur het dan als bijlage en vermeld in de mail zelf kort waar het om gaat. Dit geldt alleen niet bij persberichten: zet de tekst daarvan rechtstreeks in de mail. Dan ziet de journalist gelijk waar het om gaat. ‘Persbericht’ erboven is voldoende. U hoeft niet te vragen of ze het bericht willen plaatsen, dat spreekt voor zich.

-          het is verleidelijk om kleine wrijvingen per mail aan te kaarten: mail nooit wanneer u emotioneel bent, wacht liever een dag.

-          Gebruik geen overbodige hoofdletters; dit komt SCHREEUWERIG over.

Mailbox opruimen

Veel e-mailprogramma’s bieden de mogelijkheid van een ‘filter’ waarmee u uw mail eenvoudig kunt sorteren naar verschillende mappen.

inventariseer uw e-mail en maak aan de hand hiervan uw mappen aan, maak bijvoorbeeld een map   ‘direct beantwoorden’ of

                                      ‘nog beantwoorden’

                                      ‘abonnementen’ (nieuwsbrieven en relevante reclame)

-          maak mappen voor verschillende besturen of commissies waarvan u lid bent

-          zet in deze mappen niet alleen de ontvangen maar ook de verzonden mail

-          schoon minstens een keer in de week of 2 weken uw inbox op. Verwijder berichten die u niet meer nodig hebt, beantwoord nog openstaande mail en verplaats alles naar de mappen.

 

Opgepast!

Wordt u via de e-mail benaderd door een bank, de postbank of creditmaatschappij, dan kan er sprake zijn van phishen. Phishen is een oplichtingspraktijk om achter uw vertrouwelijke gegevens te komen. De beste remedie: gezond verstand! Klik nooit op een link uit een van deze emails! Ze kunnen naar een andere site voeren. Giro en banken zullen nooit via de e-mail naar uw persoonlijke gegevens vragen.

 

 

Lees ook http://emailmanagement.pagina.nl

 

De Inkpatronen

 

 

Videoconferencing, de toekomst? december 17, 2008

Is videoconferencing dé oplossing om de tijdrovende “live” vergaderingen te vervangen?

Volgens een artikel gepubliceerd op de website ItProfessional, is videoconferencing voorlopig nog niet zo populair. Door de hoge kosten om videoconferencing mogelijk te maken en te ondersteunen, zijn er voorlopig nog maar weinig bedrijven die nuttig gebruik maken van videoconferencing. Nochtans brengt het wel enkele voordelen met zich mee. Eén voordeel is alvast een daling van de kosten die aan vergaderen gelinkt zijn. Men moet namelijk geen dure kantoorruimtes meer afhuren, men heeft geen reiskosten meer, … Dus in de toekomst, wanneer er meer en betere mogelijkheden zijn om aan videoconferencing te doen, is de kans groot dat we er veel mee in contact zullen komen.

Wat is jouw mening hierover? Laat het ons weten!

Groetjes, Team 7 virtueel vergaderen en web 2.0